Prosedur Pencatatan dan Pelaporan

 

Selain memiliki kompetensi sebagai bidan yaitu melakukan pelayanan kesehatan ibu dan anak, seorang bidan juga harus mempunyai kompetensi melakukan pencatatan dan pelaporan.

Setiap kegiatan yang dilakukan harus dicatat untuk mengetahui penyakit/masalah apa yang terjadi, siapa yang terkena,dimana tempat kejadian,kapan waktu kejadian,bagaimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi,apa penyebab kejadian/masalah serta kegiatan yang perlu dilakukan untuk masalah tersebut.

Agar pencatatan dan pelaporan dapat dilaksanakan dengan baik,maka bidan harus dibekali dengan pengetahuan tentang pentingnya pencatatan dan pelaporan serta pengelolaan berkas pencatatan dan pelaporan.

¯Tujuan

1.      Tujuan umum

Agar dalam pelayanannya bidan selalu memiliki bukti yang akurat yaitu hitam diatas putih jika suatu saat ada kejadian yang tidak diinginkan yang berkenaan dengan hukum maka sebagai bidan sudah memiliki bukti yaitu berupa inform concent

2.      Tujuan khusus

Ø  untuk  pelaksanaan kebidanan tersistimatik

Ø  untuk bidan mampu memberikan pelayanan yang disetujui oleh klien

Ø  untuk  bidan mempunyai bukti otentik dimata hukum.

¯Jenis-jenis Surveilans

Terdapat lima jenis dari surveilans yaitu sebagai berikut :

1.      Surveilans pasif

yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari laporan bulanan sarana pelayanan di daerah.

2.      Surveilans aktif

yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara langsung untuk mempelajari penyakit tertentu dalam mempelajari penyakit tertentu dalam waktu yang relative singkat dan dilakukan oleh petugas kesehatan secara teratur seminggu sekali atau dua minggu sekali untuk mencatat ada atau tidaknya kasus baru penyakit tertentu.

3. Surveilans menyeluruh

yaitu pengumpulan data yang dilakukan dalam batas waktu tertentu diberbagai bidang agar dapat mewakili populasi yang teliti dalam sebuah negara.

4.    Surveilans sentinel

yaitu pengumpulan data yang dilakukan terbatas pada bidang-bidang tertentu. Survey ini tidak dapat digunakan dalam sebuah populasi karena dianggap tidak mewakili sebuah kelompok populasi, akan tetapi dapat digunakan untuk memonitor tren penyakit dan dalam mengumpulkan informasi yang lebih terperinci.

5.      Surveilans berdasarkan kondisi masyarakat, sarana dan prasarana serta

laboratorium kesehatan termasuk pelaporan yang dilakukan oleh masyarakat fasilitas kesehatan dan laboratorium secara berturut-turut.

Kegiatan Surveilans di Puskesmas

Ø  Pengumpulan data

Ø  Tabulasi dan analisis data

Ø  Penyebarluasan hasil dan informasi

Manfaat Surveilans Puskesmas

Adapun manfaat Surveilans adalah:

Ø  Deteksi Perubahan akut dari penyakit yang terjadi dan distribusinya

Ø  Identifikasi dan perhitungan trend dan pola penyakit

Ø  Identifikasi kelompok risiko tinggi menurut waktu, orang dan tempat

Ø  Identifikasi faktor risiko dan penyebab lainnya

Ø  Deteksi perubahan pelayanan kesehatan yang terjadi

Ø  Dapat memonitoring kecenderungan penyakit endemis

Ø  Mempelajari riwayat alamiah penyakit dan epidemiologinya

Ø  Memberikan informasi dan data dasar untuk proyeksi kebutuhan pelayanan kesehatan dimasa datang

Ø  Membantu menetapkan masalah kesehatan prioritas dan prioritas sasaran program pada tahap perencanaan

Sumber data Surveilans Puskesmas

1.    Laporan (catatan/registrasi) 

Ø  Kematian

Ø  Kesakitan

Ø  Laboratorium

Ø  Kejadian Luar Biasa/Wabah

Ø  Kasus individu

Ø  Laporan penelitian (eksperimen atau observasi) 

2.   Survei khusus terhadap penyakit tertentu atau screening

3.   Laporan vector binatang (reservoir)

4.   Data lingkungan (sanitasi, geografi termasuk curah hujan, ketinggian, dll)

5.   Data penduduk (termasuk sosial budaya, komposisi umur, dll)

Peran dan Mekanisme Kerja Surveilans Terpadu Penyakit (STP) di Puskesmas,

pengumpulan dan pengolahan data. Unit surveilans Puskesmas mengumpulkan dan mengolah data STP Puskesmas harian bersumber dari register rawat jalan & register rawat inap di Puskesmas dan Puskesmas Pembantu, tidak termasuk data dari unit pelayanan bukan puskesmas dan kader kesehatan. Pengumpulan dan pengolahan data tersebut dimanfaatkan untuk bahan analisis dan rekomendasi tindak lanjut serta distribusi data.

-          Analisis serta Rekomendasi Tindak Lanjut.

Unit surveilans Puskesmas melaksanakan analisis bulanan terhadap penyakit potensial KLB di daerahnya dalam bentuk tabel menurut desa/kelurahan dan grafik kecenderungan penyakit mingguan, kemudian menginformasikan hasilnya kepada Kepala Puskesmas, sebagai pelaksanaan pemantauan wilayah setempat (PWS) atau sistem kewaspadaan dini penyakit potensial KLB di Puskesmas. Apabila ditemukan adanya kecenderungan peningkatan jumlah penderita penyakit potensial KLB tertentu, maka Puskesmas melakukan penyelidikan epidemiologi dan menginformasikan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Unit surveilans Puskesmas melaksanakan analisis tahunan perkembangan penyakit dan menghubungkannya dengan faktor risiko, perubahan lingkungan, serta perencanaan dan keberhasilan program. Puskesmas memanfaatkan hasilnya sebagai bahan profil tahunan, bahan perencanaan Puskesmas, informasi program dan sektor terkait serta Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

-          Umpan Balik

Unit surveilans Puskesmas mengirim umpan balik bulanan absensi laporan dan permintaan perbaikan data ke Puskesmas Pembantu di daerah kerjanya

Laporan. Setiap minggu, Puskesmas mengirim data PWS penyakit potensial KLB ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sebagaimana formulir PWS KLB. Setiap bulan, Puskesmas mengirim data STP Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan jenis penyakit dan variabelnya sebagaimana formulir STP.PUS. Pada data PWS penyakit potensial KLB dan data STP Puskesmas ini tidak termasuk data unit pelayanan kesehatan bukan puskesmas dan data kader kesehatan. Setiap minggu, Unit Pelayanan bukan Puskesmas mengirim data PWS penyakit potensial KLB ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

Prosedur Pencatatan Dan Pelaporan Epidemiologi ( Surveilans )

PENCATATAN

1.      Pengertian

Suatu kegiatan rutin meliputi pengumpulan dan pengelolaan data yang akan dilaporkan sesuai jenjang administrasi.

2.      Tujuan

Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya meningkatkan pelayanan kesehatan.

3.      Sistem Informasi Kesehatan saat ini :

b.      Sistem informasi puskesmas ( SP2TP)

c.       Sistem informasi rumah sakit (SPRS)

d.      Sistem Informasi survey labs

e.       Sistem Informasi kewaspadaan pangan dan gizi ( SKPG)

f.       Sistem Informasi obat

g.      Sistem Informasi penyalahgunaan NAPZA

h.      Sistem Informasi tenaga kesehatan

4.      Perkembangan sistem informasi kesehatan

a.       Konsep awal PKM 1975

Recording dan repoting menjadi program pokok puskesmas

b.      Recording dan repoting terpadu 1986

Recording dan repoting PKM diintergrasikan menjadi sistem pencatatan dan pelaporan

terpadu PKM (SP2TP)

c.       SP2TP disederhanakan 1996

SP2TP menjadi salah satu komponen manajemen PKM dan dikembangkan menjadi

sistem informasi manajemen PKM ( SIMPUS)

d.      Simpus tidak bekerja sebagaimana mestinya 1998

Diberlakukannya undang-undang desentralisasi dan otonomi daerah simplus menjadi

terkotak kotak.

e.       Upaya penataan kembali SIMPUS 2001 dimulainya reformasi PKM.

5.      Aplikasi sofware yang dikembangkan

a.       PKM kelurahan

1.      Aplikasi RJ PKM

2.      Aplikasi kegiatan program dalam gedung PKM

3.      Aplikasi kegiatan program luar gedung PKM

4.      Aplikasi pengawasan penderita TBC PKM

5.      Aplikasi data kematian PKM

b.      PKM kecamatan

1.      Aplikasi RJ PKM

2.      Aplikasi RI PKM

3.      Aplikasi kegiatan program dalam gedung PKM

4.      Aplikasi data keuangann swadana PKM

c.       Sudin pelayanan kesehatan kota madya

Aplikassi data perijinan praktek dokter dan praktek bersama.

d.      Pusat pengelolaan data dinkes provinsi

Aplikasi pengelolaan data

e.       Contoh pencatatan dan pelaporan

PELAPORAN

1.      Sistem pelaporan di puskesmas

a. Data dari PKM dikumpulkan, diolah dan hasilnya dimasukkan kedalam format 1

b. Format 1 merupakan rekapitulasi dari tiap desa juga sebagai laporan ke dinas

    kesehatan dati II yang dikirim tiap bulan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.

c. Dinas kesehatab dati II membuat rekapitulasi laporan PKM ( format 1 dengan

    menggunakan format 2 yang dikirim ke pusat setiap triwulan paling lambat satu bulan

    setelah triwulan tersebut berakhir)

2.      Sistem pelaporan rumah sakit ( SPRS)

a.       Pengertian SPRS

Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.

Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit.

Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistim administrasi konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.

b.      Tujuan SPRS

Dalam sistim informasi manajemen rumah sakit ini, fungsi dari bagian perawatan lebih dikonsentrasikan pada pelayanan perawatan/jasa medis secara profesional, fungsi penagihan dilakukan oleh bagian keuangan sedangkan pemberian potongan menjadi wewenang direksi.
Para tenaga medis tidak perlu memikirkan kemampuan finansial pasien dan tidak membeda-bedakan pelayanan kepada pasien karena tenaga medis akan diberi insentif yang sama untuk tindakan yang sama, tidak tergantung kepada siapa pelayanan medis tersebut diberikan. Pola tersebut terbukti mempengaruhi secara positif kinerja para tenaga medis yang pada akhirnya akan meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit secara keseluruhan.

c.       Sistem pelaporan rumah sakit saat ini

Sistem pelapoeran rumah sakit (SPRS) saat ini adalah revisi ke VI yang disempurnakan melalui keputusan dirjen pelayanan medik no.HK.00.05.1.4.5482 tanggal 2 januari 1997. SPRS mencakup semua rumah sakit baik yang dikelola pemerintah maupun yang dikelola swasta. SPRS berlaku bagi semua jenis atau kategori rumah sakit seperti rumah sakit umum maupun rumah sakit khusus (jiwa, kanker, jantung, mata, bedah, anak, bersalin, dll)

d.      Informasi pokok sistem pelaporan rumah sakit

a.     Informasi kegiatan rumah sakit

b.    Informasi morbiditas

c.     Informasi infentarisasi rumah sakit

d.    Informasi ketenangan rumah sakit

e.     Informasi kegiatan rumah sakit

f.     Informasi ketenangan rumah sakit

g.    Informasi peralatana medik

3.      Sistem Pelaporan Di Poskesdas

Kegiatan posyandu yang perlu dilaporkan adalah kegiatan pemantauan kesehatan keluarga menguraikan :

1.      Penyakit/ masalah apa yang terjadi

2.      Siapa yang terkena

3.      Dimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi

4.      Waktu kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi

5.      Bagaimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi

6.      Penyebab kejadian penyakit akut/masalah

7.      Rencana tindak lanjut kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengatasi kejadian/masalalah tersebut.

1.      Format Pelaporan

a.       Pelaporan rutin misalnya imunisasi KIA

b.      Pemantauan kesehatan keluarga

c.       Pelacakan kasus

d.      Laporan situasi kesehatan desa siaga

e.       Pedoman penentuan jenis penyakit

f.       Form kejadian luar biasa (KLB) atau wabah W1

2.      Pengelolaan berkas pelaporan

Semua informasi dari sumber data dapat dikumpulkan untuk dianalisa sehingga dapat diketahui jumlah, dimana, kapan, siapa atau kelompok yang berisiko dan [rogram yang telah dilaksanakan. Minimal harus mengumpulkan mengenai kelompok resiko tinggi dan tempat-tempat potensial KLB diwilayah kerja masing-masing.

3.      Laporan penyakit

Data yang diperlukan disini adalah nama penderita, nama oarang tua ( jika pendertita masih kanak-kanak), umur,jenis kelamin, alamat lengkap ( termasuk RT,RW,desa atau kelurahan dan kecamatan ), diagnosa dan tanggal mulai sakit perlu diketahui.

4.      Laporan wabah

Ada beberapa penyakit menular yang sukar diketahui bila terjadi secara perorangan tetapi dalam bentuk wabah segera dapat dikenal,misalnya influenza, dengue haemorrhagic fever (DHF),keracunan makanan, dll.

REFERENSI

http://fancewaty.blogspot.com/2012/12/surveilans-epidemiologi.html

http://www.fik.ui.ac.id/pkko/files/Yulis%20Erlinawati Pengembangan%20Sistem%20Informasi%20Puskesmas_.pdf

http://www.academia.edu/3268610/Pengembangan_Sistem_Informasi_Surveilans_Epidemiologi

Soal Dari Audiens

1.Tiwi dana

 Coba jelaskan apa yang dimaksud dengan, dalam pelayanannya bidan selalu memiliki bukti yang akurat yaitu hitam diatas putih.!

Jwb : jika suatu saat ada kejadian yang tidak diinginkan yang berkenaan dengan hukum maka

sebagai bidan sudah memiliki bukti yaitu berupa inform concent( memiliki bukti yang akurat, yaitu hitam diatas putih)

2. Febrina minanda

 Untuk Pelaksanaan kebidanan tersistimatik. Coba jelaskan apa maksudnya!

Jwb : Semua pelayanan kebidanan  yang dilakukan sudah merupakan tindakan yang tersusun

( tindakan yang sudah ditetapkan )

3. Irma wahyuni

 Jelaskan macam-macam surveilans !

Jwb :

1.      Surveilans pasif

yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari laporan bulanan sarana pelayanan di daerah.

2.      Surveilans aktif

yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara langsung untuk mempelajari penyakit tertentu dalam mempelajari penyakit tertentu dalam waktu yang relative singkat dan dilakukan oleh petugas kesehatan secara teratur seminggu sekali atau dua minggu sekali untuk mencatat ada atau tidaknya kasus baru penyakit tertentu.

3. Surveilans menyeluruh

yaitu pengumpulan data yang dilakukan dalam batas waktu tertentu diberbagai bidang agar dapat mewakili populasi yang teliti dalam sebuah negara.

4.    Surveilans sentinel

yaitu pengumpulan data yang dilakukan terbatas pada bidang-bidang tertentu. Survey ini tidak dapat digunakan dalam sebuah populasi karena dianggap tidak mewakili sebuah kelompok populasi, akan tetapi dapat digunakan untuk memonitor tren penyakit dan dalam mengumpulkan informasi yang lebih terperinci.

5.      Surveilans berdasarkan kondisi masyarakat, sarana dan prasarana serta

laboratorium kesehatan termasuk pelaporan yang dilakukan oleh masyarakat fasilitas kesehatan dan laboratorium secara berturut-turut.

4.Sri rejeki

 Mengapa setiap kegiatan/pelayanan yang dilakukan harus dicatat ?

Jwb : untuk mengetahui penyakit/masalah apa yang terjadi, siapa yang terkena,dimana tempat

kejadian,kapan waktu kejadian,bagaimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi,apa penyebab kejadian/masalah serta kegiatan yang perlu dilakukan untuk masalah tersebut. Agar pencatatan dan pelaporan dapat dilaksanakan dengan baik.

Soal

1. Agar pencatatan dan pelaporan dapat dilaksanakan dengan baik,maka bidan harus..........

a. harus dibekali dengan pengetahuan tentang pentingnya pencatatan dan pelaporan serta   pengelolaan berkas pencatatan dan pelaporan.

b. harus mempunyai kompetensi melakukan pencatatan dan pelaporan

c. harus tersistimatik

d. harus mengumpulkan mengenai kelompok resiko tinggi dan tempat-tempat potensial KLB diwilayah kerja masing-masing

2. Setiap kegiatan yang dilakukan harus.........

a. dicatat

b. dikerjakan

c. didengar

d. dibiarkan

3. Selain memiliki kompetensi sebagai bidan yaitu melakukan pelayanan kesehatan ibu dan anak, seorang bidan juga harus.........

a. mempunyai kompetensi melakukan pencatatan dan pelaporan

b. pintar

c. tersistematik

d. mencatat laporan

4. Dibawah ini adalah tujuan khusus dari prosedur pencatatan dan pelaporan surveilans, kecuali....

a. untuk kegiatan pelaksanan

b. untuk pelaksanaan kebidanan tersistimatik

c. untuk bidan mampu memberikan pelayanan yang disetujui oleh klien

d. untuk bidan mempunyai bukti otentik dimata hukum

5. Dibawah ini jenis-jenis dari surveilans, kecuali........

a.surveilans otentik

b. surveilans aktif

c. surveilans pasif

d. surveilans menyeluruh

6.Pengumpulan data yang diperoleh dari laporan bulanan sarana pelayanan di daerah. Merupakan pengertian dari..............

a. Surveilans pasif

b. Surveilans aktif

c. Surveilans menyeluruh

d. Surveilans sentinel

7. Pengumpulan data yang dilakukan secara langsung, merupakan pengertian dari.......

a. Surveilans aktif

b. Surveilans pasif

c. Surveilans sentinel

d. Surveilans menyeluruh

8. Dibawah ini kegiatan surveilans dipuskesmas, kecuali...........

a. Mencatat laporan

b. Pengumpulan data

c. Tabulasi dan analisis data

d. Penyebarluasan hasil dan informasi

9. Di bawah ini yang bukan merupakan sumber data surveilans puskesmas,yaitu……….

a. Laporan (catatan/registrasi)  

b.Survei khusus terhadap penyakit tertentu atau screening

 c. Laporan vector binatang (reservoir)

 d. Laporan penyakit

10. di bawah ini yang merupakan  data penduduk dalam sumber data surveilans puskesmas adalah…

a. sanitasi

b. geografi termasuk curah hujan

c. ketinggian

d. sosial budaya

Kunci Jawaban

1. A

2. A

3. A

4. A

5. A

6. A

7. A

8. A

9.D

10.D